Archiviazione documentale
Dematerializzazione dei documenti cartacei per la gestione paperless dei processi
OLITOUCH è l’armadio digitale per i documenti della tua azienda, che ti consente di semplificare e velocizzare le attività senza cambiare le abitudini degli utilizzatori.
OLITOUCH è la Soluzione Documentale per la dematerializzazione composta da:
un computer all-in-one della serie EXPLORA di OLIVETTI con schermo touch screen
il software OLITOUCH 2.0 di Olivetti specializzato per la dematerializzazione e la gestione dei documenti
I servizi erogati in rete che danno vita ai tuoi documenti e permettono di inserirli nei processi aziendali.
OLITOUCH prende in consegna le immagini dei documenti che il multifunzione (o lo scanner) ha acquisito. Permette di gestire con la massima semplicità il documento (per esempio inserendolo nel suo specifico faldone, come si fa normalmente nell’armadio fisico).
L’armadio digitale OLITOUCH è accessibile da tutte le postazioni dell’ufficio collegate in rete locale. Una volta archiviato, il documento è rintracciabile e gestibile da tutte le persone autorizzate direttamente dalle loro postazioni di lavoro.
Ma OLITOUCH non è semplicemente un armadio dove custodire i documenti. I documenti archiviati in OLITOUCH vivono, inserendosi nei processi aziendali.
L’ARCHIVIAZIONE
Puoi scegliere tra due possibili modalità di archiviazione: archiviare i documenti presso la sede della tua azienda all’interno di OLITOUCH, oppure archiviarli in un ambiente più sicuro e protetto, quale un Internet Data Center di Telecom Italia. Ma potrai anche decidere di cambiare la tua scelta iniziale.
L’INDICIZZAZIONE
Per ritrovare e gestire i documenti che hai archiviato è necessario associare alla immagine elettronica, prodotta dallo scanner, dei dati significativi che caratterizzano il documento. Sono gli “indici” del documento.
Indicizzare il documento è una attività necessaria per avere sempre a portata di mano i documenti che hai sistemato nel tuo armadio elettronico. Ma deve essere una operazione facile, che l’utilizzatore può fare rapidamente e senza il rischio di commettere errori.
OLITOUCH ti aiuta, compilando automaticamente alcuni indici che è predisposto a riconoscere, e consentendoti di completare in un attimo l’inserimento delle informazioni rimanenti semplicemente toccandole con un dito sullo schermo.
L’UFFICIO POSTALE IN CASA
Basta un OLITOUCH in azienda per trasformare ogni scrivania del tuo ufficio nello sportello di un Ufficio Postale. Non ti sarà più necessario recarti all’Ufficio Postale per spedire un documento. Potrai farlo direttamente dal tuo Personal Computer. Sarà OLITOUCH che si occuperà di stamparlo, imbustarlo, affrancarlo, e consegnarlo all’operatore postale per il recapito al destinatario.
OLITOUCH IL DEMATERIALIZZATORE
OLITOUCH può anche essere utilizzato come terminale dematerializzatore di documenti, integrato con le più sofisticate piattaforme documentali disponibili sul mercato. Se disponete già di un sistema documentale, ma le scrivanie degli impiegati sono ancora piene di carta, significa che avete bisogno di OLITOUCH!
QUANDO CRESCONO LE NECESSITA’ DELL’AZIENDA
OLITOUCH è un elemento di Hub Documentale Olivetti (HDO), la soluzione di OLIVETTI per la dematerializzazione, leader di mercato. Attraverso OLITOUCH, l’azienda può entrare nel mondo HDO e può fruire di tutti i servizi messi a disposizione, in modo scalabile e flessibile:
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
WORKFLOW
DISTRIBUZIONE MULTICANALE
GESTIONE ARCHIVIO CARTACEO
